Sanal Ofis nedir?
Sanal ofis, genellikle ofis dışında vakit geçiren, Sabit bir adreste bulunmayan; ancak şirket prestijini sağlamak ve müşterileriyle kendi ofisinde toplantı yapabilmek isteyenler için çözüm sağlan bir ofis modelidir. Firma, bir sanal ofis kiraladığında, bu alanı kiralayan firmanın sunduğu ücretsiz internet, sekreter, fiziki lokasyon, toplantı odası kullanımı gibi temele ofis ihtiyaçlarına sahip olur; ancak sabit bir ofisi bulunmaz. Ofis alanını kullanımları hafta içerisinde belli saatlerle limitlendirilmiştir. Ofis alanı kullanabilmek için önceden, çalışacağınız saatleri bildirmeniz gerekmektedir.
Bu yöntem ile sabit bir ofis alanına ihtiyaç duymadan, sadece ofis ortamında çalışma ihtiyacı duyduğunuzda kullanabileceğiniz bir alanınız olmuş olur.
Sanal Ofis kullanmanın avantajları
Maliyetleri daha düşüktür
Sanal ofislerin maliyetleri, standart ofislere göre daha düşüktür. Siz bu alanları belli günlerde belli saat aralığı kullanacağınız için, standart bir ofis kirasına karşın daha uygun ücretlerle bu alanları kiralayabilirsiniz. Sürekli olarak ofiste bulunmadığınız bir iş modeliniz olduğunda, düşük ücretlerle sanal ofis kiralayarak, masraflarınızı önemli ölçüde düşürebilirsiniz.
Sağlanan hizmetlerden yararlanırsınız
Her sanal ofis alanının sağladığı hizmetler farklılık göstermektedir; ancak ortak olarak sunulan hizmetlerden bazıları şöyle: sekreter ve telefon/fax takibi işlemleri, fiziki adres ve telefon numarası hizmetleri, toplantı odası kullanımı, müşteri karşılama ve benzeri. Sanal ofislerden yararlandığınızda bu hizmetleri de kullanabilmektesiniz. Böylelikle ekstra bir masraf yapmadan, bu hizmetlerden yararlanabilir; ofis dışındayken telefon ve faxlarınıza yanıt verebilir, toplantı odalarından yararlanarak, şirketinizi daha prestijli bir şekilde gösterebilirsiniz.
Diğer profesyoneller tanışma ve network imkanı
Networkünüzü büyütmek ve farklı sektörlerden insanlarla tanışmak için de sanal ofisler oldukça etkilidir. Bu alanları birçok farklı sektörden insan kullandığı için, bu alanlarda çevrenizi genişletebilirsiniz. Bunun yanı sıra tanıştığınız kişilerle iş ortaklıkları yapma, onlardan hizmet alma ya da onlara hizmet verme gibi durumlar da söz konusu olacağı için, kendi işinizi de geliştirebilirsiniz.
Ofis giderleriniz olmaz
Bu alanları kiraladığınızda alacağınız tüm hizmetler için sabit bir ücret ödersiniz. Malzeme, araç, çalışan, fatura ve benzeri gibi masraflarınız da olmayacağı için ofis giderleriniz de olmayacaktır. Böylelikle elinizdeki bütçeyi daha iyi yöneterek, işinize yatırabilirsiniz.
Operasyon risklerinizi azaltırsınız
Sıfırdan bir şirket kurarken birçok masraf ortaya çıkmaktadır ve henüz işin başındayken maliyetleri mümkün oldukça düşük tutmak isteyebilirsiniz. Bu durumda da yüklü yatırımlar yapmamak için sanal ofislerin sunduğu hizmet ve avantajlardan yararlanabilirsiniz. İşinizi kurmak için gerekli olan resmi ve fiziki adres çözümünü sağlamalarının yanı sıra yukarıda da bahsettiğimiz gibi sunulan birçok hizmet sayesinde elinizdeki sermayeyi işinize yatırabilirsiniz. İşinizi büyüttükten sonra dilerseniz bu alanların sunduğu hazır ofislere geçebilir ya da kendi ofisinizi tutabilirsiniz.
Profesyonellik sağlar
Bir ofise sahip olmanız, şirketinizin prestiji açısından önemlidir. Bu ofis alanları da size bu prestiji sağlamanızda yardımcı olur. Telefon ve müşterilerinizi karşılama hizmetlerinin yanı sıra bir ofis alanınızın olması; aynı zamanda da müşterilerinizle toplantı yapmanızı sağlayacak bir alanınızın olması şirketinizin prestijini artıracaktır.
Sanal ofis kullanmak e-ticaret firmaları için avantajlı mı?
E-ticaret yaparken fiziki bir ofise her zaman ihtiyacınız olmayabilir. Bu durum yaptığınız iş modeline ve sattığınız ürünlere göre değişiklik gösterebilir. Şirketin ilk kurulum aşamasında düşük maliyetlerle ilerlemek için sanal ofis kullanımlarına yönelebilirsiniz.
Sattığınız ürünler çok hacimli değilse kendi evinizi depo alanı gibi kullanabilir ve sipariş yönetimi bu şekilde çözebilirsiniz. Bunun yanı sıra dropshipping yapıyorsanız belli bir depo alanına ihtiyacınız olmayacağı için işinizi sabit bir ofisten yürütme zorunluluğunuz da yoktur. Bu durumda da sanal ofis çözümleri üzerinden ilerleyebilirsiniz. Böylelikle sabit bir adresiniz, telefonunuz olur ve bu ofis alanlarının sağladığı diğer ücretlerden yararlanarak işinizi yapabilirsiniz.
Çok büyük bir ekibi olan, operasyonel çözümlere ihtiyacı olan, kendi müşteri destek birimleri olan, sürekli olarak sabit bir ofiste olma ihtiyacı duyan ve geniş bir depo alanına ihtiyaç duyan e-ticaret firmaları için sanal ofis çözümleri iyi bir alternatif olmayacaktır.
Bunun yanı sıra depo yönetimini farklı bir alanda yapan ya da ortak depo yönetim çözümlerinden yararlanan firmalar da sanal ofislerden yararlanabilirler. Depo ve sipariş yönetimlerini başka bir konumda yaparken, ofis ihtiyaçlarını da bu tür sanal alanlar üzerinde giderebilirler.
Sanal ofislerin hizmetleri nelerdir?
Her şirketin sağladığı çözümler ve hizmetler değişiklik göstermektedir. Ancak yaygın olarak sunulan hizmetler ise şöyle: Şirket kurulumu için yasal ve fiziki adres, sabit telefon, sekreter hizmetleri, toplantı alanları, çalışma alanları, ücretsiz internet kullanımı, müşteri ve ziyaretçi karşılama, kargo ve belge teslim alma vb.
Sanal Ofis Yasal mı?
Türkiye'de sanal ofisler yasaldır. Daha doğrusu kurumsal şirket yasasına uygundur. Çünkü Türkiye'de şirket kurmanın koşullarından biri tebligat adresine sahip olmaktır. Vergi dairesi ve maliye için tebligat adresinde bulunabilir şirkette yasal bir şekilde yapılabilir.
Sanal ofislerin vadettiği hizmetler arasında yasal adres temini de olduğu için yasal açıdan herhangi bir sorunla karşılaşmazsınız. Sanal ofis şirketiyle sözleşmenin ardından size sunulan adresi şirket adresi olarak gösterebilirsiniz.